機関投資家との面談の議事録作成
年間で160時間の工数を削減できる

事例概要

課題

• 1日に3件以上ある投資家との個別面談の議事録作成に多くの時間をとられていた
• IR業務のプランニングや投資家と向き合う時間を十分に確保できていなかった

導入の決め手

• 議事録の作成時間を大幅に短縮できること
• 議事録の活用を促す周辺機能が有用であること
• 面談でのやり取りが外部に漏洩することなく、安全であること

効果

• 議事録を精度高く作成できる
• 試算では年間で160時間の作成時間を削減できる
• IRの戦略策定に業務のウェイトをかけることができる

医(ヘルスケア)・食(農業)・住(建設)の社会的課題を先進のDXソリューションで解決し、人々の豊かな生活の実現に挑戦するトプコン。2020年から4年連続で経済産業省や東京証券取引所が選定するDX(デジタルトランスフォーメーション）銘柄に選ばれ、今年度は、特に傑出したDXの取り組みを継続している企業として「DXプラチナ企業2024-2026」に選定されました。これまで時間を要していた投資家との面談の議事録作成をより効率化するために、「exaBase IRアシスタント」を導入されました。「exaBase IRアシスタント」の導入の決め手や効果、今後の展開について、経営推進本部 広報・IR部 IR課 塩田 勝之様に伺いました。

面談にも参加し、1日最大6時間の議事録作成時間を要していた

今回、生成AIを導入することになった背景を教えてください。

私たちは医(ヘルスケア)・食(農業)・住(建設)の分野で事業を展開しています。「医」では、眼鏡店といった生活に身近な場所を利用した眼健診（スクリーニング）の仕組み作りに取り組んでおり、「食」では、農機の自動化や、農作業の様々なデータを一元管理するソリューションを提案し、「住」では、建機をロボット化するICT自動化施工システムや建設工事におけるワークフローの一元管理を推進しています。

このように高い成長が見込まれる事業を展開しているため、多くの投資家にご興味を持っていただいています。IR業務においては、投資家との面談が1日に3件以上入ることもあり、担当のIRスタッフは日々面談の議事録作成に多くの時間をかけていました。毎回、1時間ほどの面談に参加してやりとりをメモして、面談時に聞き取れなかった所は録音データを聞き直して議事録を作成していました。1件につき実質1.5～2時間かかっており、1日最大で6時間もこの作業に費やすことになり大きな負担となっていました。

他社のAIサービスよりも精度が高く、自動でQ&Aが作れる

「exaBase IRアシスタント」に決めた理由は何だったのでしょうか。

以前は他社のAIサービスを活用していましたが、「exaBase IRアシスタント」は圧倒的に優れていました。面談でのやり取りが外部に漏洩することなく、セキュアな環境で生成AIによる議事録作成が行える点も重要です。

どのような点が優れていると思われますか。

個別面談の議事録データの精度の高さが第一です。更に議事録データをもとに作成される「Q&A(質問・回答)」もとても便利です。他のAIサービスだと、もう一度聞き直して修正する必要がありましたが、その手間がなくなりました。今の試算では、年間で160時間の議事録の作成時間を削減できると見込んでいます。

それと「exaBase IRアシスタント」では「アジェンダ」や「要約（サマリー）」も出力されるので、過去の面談を振り返る際に内容が一目でわかるのも魅力的なポイントです。

議事録作成を簡略化する

「exaBase IRアシスタント」を活用して、今後やりたかったことは実現できそうでしょうか。

これまでは、すべての投資家面談に議事録作成者が同席し、議事録を作成していましたが、かなりの時間を要する一方で、議事録が活用される場面は限られていました。そこで、議事録の作成方法を見直し、試験的に一部の投資家面談ではスピーカーのみが参加し、議事録作成には「exaBase IRアシスタント」の要約機能を利用することにしました。これにより、IRスタッフの議事録作成業務の負荷は大きく軽減し、今後はIRの戦略策定により多くの時間を充てることが可能になると考えています。

生成AIをプレゼン資料作成などにも応用していきたい

「exaBase IRアシスタント」を活用いただいて、どのような企業に特におすすめだと思われますか。

議事録に割く時間を削減できれば、節約した時間をIRで本来取り組みたい業務に割くことができるようになると思います。そういう面で「exaBase IRアシスタント」は有効に活用できるので、少数精鋭で投資家対応しているIR部門にはオススメだと思います。

面談の議事録作成の発展として、社内だとどんなことに活かせるとお考えですか。

IRの投資家面談だけではなく、他部署では社内の会議でも活用し始めています。書き起こしまでは不要ですが、要約やアジェンダなどが議事録からつくれるので、他の部署も魅力に感じているようです。トライアルで導入したいという部署も少しずつ増えてきました。

IR業務における今後の展望をお聞かせください。

将来的には、プレゼンテーション向けの資料作成においてもAIを活用できるといいなと考えています。そうなれば作業効率がさらに高まり、まだ本格的に手を付けられていない業務にもアプローチできます。