「exaBase IRアシスタント」の導入で、IR業務におけるデータ管理や書類作成の手間が激減

事例概要

課題

• 投資家面談を四半期に60〜70件行っており、議事録作成や記録管理の負担が大きい
• 毎月のようにM&Aを行っており、適時開示の件数が膨大で負担が大きい
• 株主総会の想定問答の作成時間を削減したかった

導入の決め手

• 導入コストやランニングコストが適切だったこと
• システムを導入する負担が少なく、日常業務と並行して導入できること
• UIもシンプルで使いやすく、使いなれていない人でも操作がしやすいこと

効果

• 議事録作成に割いていた時間をコア業務に割けるようになった
• 海外投資家との面談記録も自動翻訳してくれるため、翻訳にかかっていた手間が削減
• 想定問答作成にあたり非開示情報と開示情報をマンパワーで分別する必要がなくなり、リスク管理が可能になった

ゲームセンター事業やカラオケ事業などのアミューズメント事業を展開する株式会社GENDA（ジェンダ）。プラットフォームを有する企業や事業を中心にM&Aを繰り返しながら業績を伸ばし、2023年7月にはグロース市場に上場するなど急成長を遂げています。
毎月何件ものM&Aを行う同社では、M&Aの際に必要となる適時開示や投資家との面談の際に必要となる資料の作成・管理に膨大な手間が発生していました。また人事総務部では、株主総会の想定問答の作成にかかる負担を減らしたいという課題がありました。

M&Aが増加する中で、IR業務の負担が増大していた

IR業務に関連して、どのような課題を感じていたのでしょうか？

伊藤：IR部では、大きく2点の課題を感じていました。
一つめは、開示業務の負担の重さです。GENDAは2023年7月にグロース市場に上場し、上場から約1年間で68件もの適時開示を発表してきました。当社はM&Aの件数が非常に多く、月によっては同日に8件程度の適時開示を行うこともありました。IR部は現在私を含めて2名体制で稼働しており、適時開示における文章の作成負担が非常に重たいものになっていました。
もう一つの課題が、投資家面談時における議事録作成の負担です。GENDAでは、四半期ごとに平均60〜70件の投資家面談を行っています。これらの面談に関する議事録の作成や記録の管理業務についても、スタッフに大きな負担がかかっていました。

森下：人事総務では株主総会の準備や運営を行っています。上場後初の株主総会の際には100名前後の来場者が予想され、総会に備えて膨大な量の想定問答集を作成する必要がありました。想定問答集の作成以外にも、株主総会の準備や運営業務は多岐にわたります。そのため、可能な限り想定問答の作成にかかる時間を削減したいという意向がありました。

2週間で導入を決定。コア業務に時間を割けるようになった

「exaBase IRアシスタント」を知ったきっかけについて教えてください。

伊藤：たまたまエクサウィザーズのセミナーを受講する機会があり、「exaBase IRアシスタント」のことを知ったのが導入のきっかけです。課題感が強かったのと株主総会まで2ヶ月を切るタイミングだったこともあり、問い合わせてから2週間で導入を決定しました。

森下：弊社の株主総会が４月に開催されるのですが、導入したのは３月末でした。人事総務部でも課題解決のために以前からシステムの導入を検討してはいたのですが、導入時の金銭コストや人的コストでなかなか折り合いのつくシステムがなく、「今期はシステムの導入は見送り、Excelで想定問答集を作成するしかない」と諦めていたところでした。「exaBase IRアシスタント」が導入されたのは非常にありがたかったですね。

現在、「exaBase IRアシスタント」をどのように利用されていますか？

伊藤：IR部では、投資家面談の録音データを元に議事録を作成・管理するために活用しています。これによって議事録作成業務の負担削減はもちろんですが、統一的なフォーマットで管理できるようになったため、視覚的にも非常に管理が楽になりました。 GENDAでは海外投資家とも面談を行う機会が多いのですが、英語の録音データから日本語の議事録が排出されるため、翻訳の手間がかかりません。QAだけではなく要点のまとめも日本語で排出されるので、かなり負担が軽減しています。 面談記録をデータベース化することにより、投資家傾向の分析にもデータを活用できるようになりました。これまで議事録の作成にかかっていた時間を、もっとわかりやすい表現はないか、より伝わりやすい回答はできないかを考えるなどの「人にしかできない業務」に使うことができるようになったことも、大きな成果だと感じています。

森下：人事総務部では、主に株主総会の想定問答作成に「exaBase IRアシスタント」を活用しています。弊社ではM&Aの件数が非常に多いこともあり、すでに公開されている案件だけでなく、未公開の案件も同時に複数走っている状況です。株主総会では公開された情報からしか回答はできませんから、株主総会の想定問答等を作成する際には、情報の精査にもかなり神経を尖らせていました。
「exaBase IRアシスタント」では適時開示された資料を基に想定問答を作成してくれるため、非公開情報を誤って漏洩してしまうリスクがゼロになりました。加えて、大量の資料を読み込んでも10〜30分くらいで300問ほどの想定問答を作成してくれるので、時間的にもかなり圧縮できました。マンパワーを使えば1日かかるような作業でも、非常に短期間に処理してくれるようになり、かなり助かっています。
株主総会の場では「exaBase IRアシスタント」で作成した多くの想定問答を、「exaBase FAQ」で検索するという使い方をしていました。
「exaBase FAQ」は操作も非常にシンプルで、株主総会のリハーサルの時に初めて触った方でも問題なく使いこなすことができています。先ほどもお話ししたとおり株主総会まであと2ヶ月を切っている状況の中での導入だったのですが、滞りなく本番を乗り切ることができました。
株主総会の現場では、事務局スタッフと議長の端末をつないでおいて、株主様からの質問があった際には、事務局が回答を検索して議長に回答を送信するという運営を行っています。「exaBase FAQ」はキーワード検索の精度が高いため、当日の限られた時間であっても、正確に回答案を検討することができたのは良かったですね。

翻訳も瞬時におこなってくれるため、日英のスクリプトを迅速に公開できる

社員への情報共有や人材育成という観点からは、どのような成果がありましたか？

伊藤：面談に必ずしも全員が出るわけではないので、面談に出ていない人に対する共有という観点では、かなり簡単に、かつ正確にできるようになったと感じています。
実は当社では、毎月【よくある質問と回答】を共有しているんです。「exaBase IRアシスタント」は、そのQAを作成する際にも使っています。その月に行われた面談を振り返って、よく聞かれた質問とそれに対してどのような答えをしたのかを共有することで、それを軸にドラフトを始めることができるようになりました。
また、これは議事録ではないのですが、GENDAでは投資家向けの説明会を行った後、その日のうちにスクリプトとQAまでを全て作成してアップロードしています。従来は、手作業で書き起こしからQAの作成までを全て行っていました。たとえば15時に決算発表があり、17時から30分程度説明会が行われたとすると、QAの作成まで終わるのが夜の21時や22時になってしまっていました。しかし今では、20時前には全てを終えてアップロードができるようにまで効率化が図れています。日本語だけでなく英語のスクリプトとQAも同時にアップロードして開示しているのですが、こちらも含めて20時には作業が全て完了しています。
「exaBase IRアシスタント」は説明会や投資家面談で使われた英語を自動で日本語に翻訳してくれるので、それも含めてかなりの時間短縮につながったと感じていますね。

今後、「exaBase IRアシスタント」に期待することはありますか？

伊藤：今後もGENDAでは、M&Aでグループに加わる企業が増えることが予想されます。そうすると開示するデータも増えていきますが、こうした大量のデータをインプットすることによって、株主総会の想定問答などの回答の精度はもっと高くなっていくと期待しています。
また、今後期待することとしては、翻訳の精度をさらに高めていただきたいこと、適時開示をAIで作ってくれる機能が搭載されることをとても期待しています。

森下：株主総会で株主様からの質問に回答する際には、事務局が問答集から回答案を検索し、議長に回答案を送信します。この際、事務局の1人が議長に回答を送信するという運用なのですが、複数名がどの回答を選んだかがわかるシステムがあるといいですね。たとえば投票システムのような機能があると、より良い回答を選択することができると考えています。