DX（デジタルトランスフォーメーション）の重要性が増加してきている昨今、アナログな業務が一般的であった農業や建設業、製造業でもデジタル化の波は進むなど、DXの文字を見ない日はないほどになっており、日本の企業はデジタル技術を活用した事業構造、組織構造の変革（DX）が求められています。
しかし、DX推進とはいうものの、具体的にどんな取り組みをしたらよいのか、有効なアプリやツールは何なのかわからない人も多いでしょう。そこでこの記事では、企業のDXを推進するためにおすすめのアプリやツールを紹介・解説しています。自社に合ったアプリを使って、DX推進の第一歩を踏み出してみましょう。
DXにおいてアプリ／ツールを活用する重要性
DXを推進する中で、アプリやツールを活用することにはどのような効果があるのでしょうか。アプリ開発やアプリ作成を考えている企業の方も、既存のアプリやツールを現場に導入しようと考えている方も、まずは導入するメリットから理解していきましょう。
新しいビジネスの創出やビジネスモデルの変革
DXとは最終的に企業が新規事業創出やビジネスモデルの変革を実現できるまでをさします。これからの企業競争に生き残るために、各社がデジタル技術を駆使したビジネスの創出に取り組んでいます。その過程でアプリやツールは重要になります。
たとえば、2022年3月に発表されたみずほフィナンシャルグループと米グーグルとの提携では、各種取引情報や各アプリを活用して、顧客に最適化したコミュニケーションの実現や先進的な金融サービスの実現を目指しています。あくまでアプリやツールの導入はDXを達成するための一手段と理解して活用しましょう。
出典：『みずほフィナンシャルグループとGoogleのデジタルトランスフォーメーション分野における戦略的提携について』株式会社みずほフィナンシャルグループ 2022年3月23日
業務効率化・自動化
本格的にDXを進めるためには、企業文化の変革や従業員全体のスキルアップが必須です。しかし、日々の業務が忙しくて時間を捻出できないというケースも多いのではないでしょうか。
そこでDXの前段で、アナログなデータのデジタル化（デジタイゼーション）や、個別の業務・製造プロセスのデジタル化（デジタライゼーション）が必要になってきます。
アプリやツールを活用することでデジタイゼーションやデジタライゼーションが進み業務効率化・自動化が進みます。以下に業務効率化や自動化の例を記載します。
- オンラインツールの活用による業務効率化
サーバー上でデータ編集ができるクラウドツールを活用すれば、場所にとらわれずにオンラインで仕事を遂行できるようになります。これにより移動にかかる時間やコストを削減でき、書類の紛失といったリスクもなくせます。 - ルーティン業務の自動化
AI技術やRPA技術を活用すれば、今までは人の力で対処していたルーティン業務を自動化できます。上手く活用すれば今まで人の手でやっていた業務を全部自動化し24時間休まずにシステムでおこなうことができるのです。
出典：『報告書：デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進に向けた企業とIT人材の実態調査』 独立行政法人情報処理推進機構 2020年5月14日
今までできなかった業務・施策が可能に
アプリやツールを活用すると、たとえば、IoT技術を用いてモノとインターネットをつなげることで、業務プロセスや製造プロセスの可視化ができます。また、得られたデータをビッグデータとしてまとめ、BIツールを使って分析・活用することも大切です。今までは経験と勘に頼っていた業務に、データによる根拠を与えることで、新たな施策・プロジェクトの立案につながります。
新しい顧客体験・従業員体験を生む
スマートフォンが普及した現代において、企業と顧客はインターネット上でさまざまな接点を持つようになりました。複数のチャンネルから膨大な情報を得る顧客に対して、従来とは異なるアプローチが必要になっています。MAツールを活用すれば、顧客が欲しい情報を欲しいタイミングで発信することができ、今までよりも1ランク上の体験を生み出せます。
また、従業員と顧客、従業員同士のコミュニケーションもアプリやツールで変えていくことが大切です。顧客からの問い合わせをチャットボットで対応したり、従業員同士がリモートでアバターを使ってやり取りしたりするなど、新しい体験につながります。
優秀な人材の確保
デジタル技術の著しい発達によって、世代間の「当たり前」は短期間の間に大きく変化しています。たとえばデジタルネイティブと呼ばれる1990年代～2000年代に生まれた人々はインターネットがあるのが当たり前の世代となり、それ以前の世代の人々よりもデジタルツールの活用や働き方の変化に柔軟です。
そのため、旧世代のアナログな業務内容には抵抗を示す傾向があります。一方で、先進的なアプリやツールを入れて単純作業などを自動化し、人間がよりクリエイティブな業務を実施できている企業は、デジタルネイティブ世代からすると魅力的に見えるもの。DXへの取り組みは優秀な人材確保の要件にもなっています。
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目的別DXツールの種類
ではここで、DXに役立つアプリ／ツールを紹介します。自社の課題と照らし合わせ、解決に役立ちそうなツールを検討してみてください。
業務改善・効率化
従来、人が手作業でおこなっていた業務を自動化するものや、情報の一元管理、マネジメントの効率化に役立つツールです。
RPA
従業員が手作業でおこなっていた定型業務を、プログラムにより自動化するツールです。データ入力や報告書の作成、競合他社の価格調査やSNSのクチコミ情報の収集など、自動化できる業務は多岐にわたります。自動化による効率アップと、ヒューマンエラー防止の両面でメリットがあります。
ツール例：BizRobo!、WinActor、UiPath
ERP
ERPは経営資源の一元管理を可能にするツールです。「ヒト・モノ・カネ・情報」といったリソースを総合的に管理できるので、経営目標の算出や財務状況の把握に役立ちます。業務アプリと連携できるツールが多く、全社的なデータの一元管理により、データに基づいた経営判断を支援してくれます。
ツール例：NetSuite、マネーフォワード クラウドERP
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、プロジェクトなどのメンバー間で、業務の進捗状況を把握するためのツールです。誰がどの仕事を、いつまでに完了させるのかが、一覧で把握できるため、前工程・後工程の連携がスムーズに進み、プロジェクトの停滞を防ぐことができます。
ツール例：DealPods、Notion
時間管理ツール
時間管理ツールとは、個々の従業員がどの業務にどれくらいの時間を費やしているか、計測できるツールです。極端に負荷がかかっている業務や、従業員ごとの繁閑が把握できるため、適切な業務配分に役立てることができます。
ツール例：VoicePing、toggi track
コミュニケーション・情報共有促進
従業員のコミュニケーション手段をデジタルに移行することで、抜け漏れのない情報共有が可能になります。
ビジネスチャット
メールよりもタイムリーなテキストコミュニケーションを実現するのが、ビジネスチャットツールです。メッセージや通話による意思疎通だけでなく、写真等のファイルを送付することも可能です。タスク管理機能が付加された、汎用的なツールも増えています。
ツール例：Slack、ChatWork、Microsoft Teams、LINE Works
Web会議システム
オンライン上で一堂に会し、会議を開催できるツールです。Web上で映像・音声・資料を共有し、会議室に集合しているのと同じような状況で、会議を進められます。社内会議だけでなく、取引先との商談にも活用できます。多拠点を有する企業の会議や、遠方の顧客との面談を移動費用をかけずに、頻繁に実施できる点がメリットです。
ツール例：Zoom、Skype、Google Meet
オンラインストレージ
オンライン上にファイル等のデータをアップロードして共有するツールです。アカウントのアクセス権限がある従業員のみが利用でき、ファイルやデータの閲覧や受け渡しに利用します。メールでは送れない重たいデータの共有や、頻繁に更新されるデータをタイムリーに共有できる利点があります。
ツール例：Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDrive
名刺管理ツール
顧客情報の一元管理を可能にするツールです。従業員が取引先や顧客と交換した名刺を、データ化し全社で共有します。個々の従業員が紙で保有していた場合、検索性が悪く会社としての管理も容易ではありません。名刺をデータベース化することで、人脈管理や販路の拡大など、会社の資産として有効活用できます。
ツール例：SansSan、Eight Team
営業・マーケティング効率化
営業やマーケティングを支援するツールを利用すれば、営業活動に付随して発生する事務作業を軽減し、本来の営業活動に注力できるようになります。
MA
マーケティングに関する作業を自動化するツールです。リードの獲得や育成、顧客に応じた販促メール等の配信も可能です。顧客の基本情報や購買履歴から、動向を分析し資料として可視化することもでき、ターゲットに応じた効率的な営業活動を支援します。
ツール例：Hubspot、Pardot、Marketo、SATORI
CRM
CRMは日本語に訳すと「顧客関係管理」となり、自社の従業員と顧客との関係性を管理するツールです。顧客ごとの接点や、自社の担当者がどのようなアプローチをしたのかが、データベース化されるため、営業戦略の策定にも使用できます。
ツール例：Salesforce、kintone、Sansan
SFA
SFAは個々の営業パーソンの活動状況を可視化し、営業を支援するツールです。それぞれの担当者が抱える案件の進捗状況を一元的に管理できるだけでなく、ノウハウや顧客情報の共有にも活用でき、営業活動の効率化と営業力の底上げが図れます。
ツール例：Salesforce、Sales Cloud、Mazrica Sales、kintone
BI
BIはビジネスに関する情報を総合的に管理するツールです。自社が保有する情報と市場動向などの外部情報を統合し、データドリブンな意思決定を可能にします。データの可視化ツールとして有効性が高く、さまざまな業務の予測・分析に活用できます。
ツール例：Tableau、Looker Studio、Domo、exaBase 予測・分析
その他専門業務の効率化
その他、人事や財務など専門業務に特化したツールもあります。
人事関連業務
人事関連業務においては、労務管理や人材育成、採用活動、タレントマネジメントやエンゲージメント向上など、さまざまな業務を支援するツールに細分化されています。人事管理の効率化と有効な人材活用を実現し、重要な経営資源である「ヒト」の状態を最適化することが可能です。
ツール例：SmartHR、exaBase DXアセスメント＆ラーニング、HRMOS採用、カオナビ、TUNAG
財務関連業務
経理・会計のさまざまな業務を効率化するツールがあります。請求書の発行や受領から、売掛金・買掛金の管理を一元的におこなうツールや、従業員の経費精算に特化したツールなど、さまざまなものがあります。経理関連の業務時間を大幅に削減でき、DXの効果を実感しやすい分野といえるでしょう。
ツール例：マネーフォワードクラウド会計、freee会計、BillOne
DXアプリ／ツールを選ぶ際のポイント
実際にアプリやツールを導入する際には、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。コスト面や現場のニーズなど、考えるべきことは沢山ありますが、まずは下記のポイントに注目してみてください。
他のシステムとデータ連携できるか
一般的にアプリやツールはある特定の業務範囲を対象に開発されています。そのため、一つのツールを導入しただけでは、部分最適化に陥ってしまうことも考えられます。複数のツール同士を横断的に連携できれば、よりよいDXを引き起こすことができるのです。
また、アプリやツールによるサービスを顧客へ提供する際に、顧客にも同じツールの導入が求められるようではサービスが広がりません。既存のシステムとも連携できるようなツールであることが必要です。ツールを選ぶときには、他のシステムとのデータ連携が可能かどうかを事前に確認しておくことがポイントです。
UI／UX
アプリやツールを導入するときには、効果だけではなくシステムを利用する社内ユーザーにも焦点を当てて検討することが大切です。使いにくいUI／UXのアプリでは、従業員に使ってもらえなかったり、逆に業務効率が低下したりする可能性があります。
導入前には、きちんとユーザーへのヒアリングをおこなっておくことが必要です。どんなに効果が高いツールであったとしても、体験版を小規模の人数で試してみてから導入に踏み切ることがおすすめです。また、ツール導入後には新しいUI／UXにスムーズに慣れるように、社内講習会やサポート窓口を設置し、心理的抵抗を減らす施策も並行して実施しましょう。
サポート体制
企業のDXを成功に導く上では、ツール導入時よりも運用状況の方が重要になります。ツールを運用していく中では、新たな課題が次々と出てくるもの。これらの課題を解決できないようでは、長期的な導入の効果は得られません。
わからない点の対応や改善要望の反映など、導入後も継続的で手厚いサポートが得られるかどうかもツールを選ぶときのポイントです。また、自社からの質問に答えるだけではなく、新しい改善案を積極的に提案してくれる運営会社であれば心強いでしょう。
有名なアプリの中にはユーザーのコミュニティがありユーザー同士がアプリについて議論したり、お互いの質問に答えたりするものもあります。またアプリを活用するためのeラーニングや資格試験を自社で用意しているものもあります。
更新性
サポートと並んで運用時に大切なポイントが更新性です。現在は変化のスピードが速い時代です。導入当時は最新のツールだったとしても、更新されなければすぐに陳腐化してしまいます。アプリやツールを導入した端末のOSが更新された際にも、それに対応するためのアップデートが必要となります。
また、アプリやツールは必然的に企業の重要な情報を取り扱うことになります。万が一にも情報漏洩を引き起こさないように、最新のセキュリティー対策が反映されることも求められます。そのため、高い頻度でツールの機能追加・改善がおこなわれているかどうかも大切なチェックポイントです。
まとめ
この記事では、DXを推進するためにアプリ／ツールを導入する重要性と選ぶときのポイントについてご紹介しました。業務効率化や新規事業の創出を求めて、多くの企業がアプリやツールを導入しています。また、ツール導入時には、他システムとの連携やUI／UX、サポートなどのポイントにこだわって選ぶことが大切です。