生成AIで議事録はどこまで作れる？できること・作り方・ツールの選び方を解説【2026年版】

生成AIを使えば、会議音声の文字起こしから要約・整形までを効率化できます。自治体では、議事録の作成時間を2〜3時間から約30分に短縮した事例も公表されています。

一方、会議後に議事録を作成する人は80.4％にのぼるものの、会議内容を組織の資産として一元管理できている企業は12.6％にとどまります。今後の課題は、議事録を「作ること」から「組織で活用すること」へ移っています。

本記事では、生成AIによる議事録作成の手順やプロンプト、ツールの選び方、主要11サービス、社内に定着させるポイントを解説します。ツールから確認したい方は「タイプ別に比較する議事録向け生成AIツール11選」をご覧ください。

セキュリティに配慮して活用したい場合は、法人向け生成AIサービス「エクサベース AI」も選択肢の一つです。

生成AIで議事録はどこまで作れるか

最初に、議事録に関わる業務のどこまでを生成AIに任せられるかを整理します。この見取り図がないと、任せられる工程に人手をかけ続けたり、人が担うべき確認まで省いたりしかねません。工程ごとの対応範囲と主な手段、期待できる効果をまとめたのが、下の表です。

表のとおり、文字起こしから要約、決定事項の抽出、共有までの大半は、生成AIやツールに任せられます。一方で、内容の確認と修正だけは人の工程として残ります。この線引きを押さえておくことが、生成AIで議事録を作るうえでの前提になります。

生成AIによる文字起こしと要約は定番の用途として活用されている

議事録は、生成AIの定番の用途としてすでに定着しています。総務省の調査によると、自治体が導入している生成AIの活用事例では「議事録の要約」が755件にのぼり、あいさつ文案の作成に次いで2番目に多い用途でした。試行の段階を越え、日常業務として使われていることが分かります。

出典：総務省「自治体における生成AI導入状況」（令和7年6月30日版）

効果も公表されています。総務省の事例集では、導入前は議事録の作成に2〜3時間を要していたのに対し、導入後は30分ほどで済むようになったという自治体の実感が示されました。数分の1への短縮です。

図1 生成AI導入前後の議事録作成時間（自治体の公表例）

出典：総務省「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック 別冊 生成AI導入事例集」（令和6年7月）

定着の背景には、業務としての相性のよさがあります。議事録は、音声をテキストへ変え、決まった項目に整理するという定型の言語処理そのもので、生成AIが最も力を発揮しやすい形をしています。民間でも生成AIを業務に取り入れる企業は2025年に43.4%へ達しており、議事録のような定型業務は、その入り口になりやすい領域です。文字起こしと要約を人手で続ける合理性は、すでに小さくなりつつあります。

出典：矢野経済研究所「国内生成AI／AIエージェントの利用実態に関する法人アンケート調査を実施（2026年）」（2025年12月）

生成AIの議事録は完全ではなく人の確認と修正が欠かせない

ただし、生成AIは万能ではありません。事実と異なる内容をもっともらしく出力することがあり、この現象は「ハルシネーション」と呼ばれます。要約は情報を圧縮する過程で文脈を補うため、原文にない内容が紛れ込む余地が生まれます。

たとえば、会議では候補として挙がっただけの案が決定事項として記載されたり、発言されていない期限がToDoに書き込まれたりするおそれがあります。そのまま共有されれば、誤った記録が組織の公式な事実になりかねません。

だからこそ、生成した議事録を原文と照合して確定させる工程は、人が担います。「任せられる」と「任せきりにできる」は別の話です。確認の工程を残したうえで任せる範囲を広げていくことが、生成AI議事録の基本姿勢になります。

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従来の議事録作成・共有が抱える4つの課題

生成AIが実用段階にある一方で、人手を前提とした従来の議事録づくりには構造的な課題が残っています。課題の正体をつかんでおくことが、生成AIをどの工程へ効かせるかの判断材料になります。tldx Solutionsが2025年10月に実施した調査（有効回答1,000名）をもとに、4つに整理します。

• 作成に時間がかかり本来の業務を圧迫する
• 議事録の品質が担当者の経験に左右される
• 決定事項とToDoの共有が遅れる
• 作った議事録が活用されないまま埋もれる

作成に時間がかかり本来の業務を圧迫する

1つ目は、作成の時間負担です。調査では、会議後に議事録を作成している人が80.4%にのぼり、うち46.1%は1回の作成に30分以上を費やしていました。会議そのものについても、参加のために他の業務が圧迫されると感じる人が88.1%に達しています。

会議と記録づくりが、担当者の時間を二重に奪っている構図です。1日に3件の会議へ出れば、記録だけで1時間半が消える計算になります。作成に時間をかけるほど、企画や顧客対応といった本来の業務に充てる時間は削られていきます。

出典：tldx Solutions「会議の活用実態調査」（2025年12月発表）

議事録の品質が担当者の経験に左右される

2つ目は、品質のばらつきです。要点の取捨や表現が担当者の判断に依存するため、新人とベテランでは仕上がりに差が生じます。同じ会議でも、書く人が変われば残る情報まで変わってしまうのが実情です。

たとえば、発言を時系列でそのまま書き写した議事録と、決定と論点だけを整理した議事録では、読み手にかかる負担がまったく違います。担当者が交代するたびに書き方も変わる状態では、過去の議事録と見比べて経緯を追うことも難しくなります。属人化した品質は、確認や手戻りの負担となって関係者に跳ね返ります。

決定事項とToDoの共有が遅れる

3つ目は、共有の遅れです。調査では、会議に出席していない同僚から会議の内容について聞かれた経験のある人が61.9%にのぼりました。議事録を作成していても、必要な人へ届くまでに時間がかかり、口頭での補足に頼っている実態がうかがえます。

決定事項とToDoの共有が遅れれば、着手も遅れます。次の会議までに進んでいるはずだった作業が止まり、確認のやり取りが増え、会議の成果そのものが目減りしていきます。共有までの時間は、見過ごされがちな損失です。

出典：tldx Solutions「会議の活用実態調査」（2025年12月発表）

作った議事録が活用されないまま埋もれる

4つ目は、最も見過ごされやすい、作った議事録が生かされないという問題です。会議の内容を組織全体の資産として一元管理できている企業は12.6%にとどまり、内容が共有されないことで問題が発生していると答えた人は73.3%に達しました。具体的には「他部署との情報格差が生まれる」（37.7%）、「同じ質問や報告が繰り返される」（36.9%）が上位です。

図2 議事録を作成している人と会議内容を一元管理できている企業の割合

出典：tldx Solutions「会議の活用実態調査」（2025年12月発表）

時間をかけて作った記録が、担当者の手元やフォルダの奥で眠っている状態です。80.4%が作り、12.6%しか生かせていないという2つの数字の開きこそ、従来のやり方が抱える最大の構造問題だと言えます。

どの課題を抱えているかによって、生成AIを効かせるべき工程は変わります。対応の目安を整理しました。

自社の課題がどの行にあたるかを押さえておくと、続く手順とツール選びの判断がしやすくなります。

生成AIで議事録を作成する手順

生成AIによる議事録作成は、録音、文字起こし、要約・整形、確認・共有の4つの工程で進みます。工程を分けて考えると、どこで品質が決まり、どこでつまずきやすいかが見えてきます。全体の流れは次のとおりです。

会議を録音して音声データを準備する

はじめに、会議の音声を録音します。文字起こしの精度は、元の音声の聞き取りやすさでほぼ決まるためです。オンライン会議なら録音機能を使い、対面ならマイクを発言者の近くに置くのが基本です。

雑音の多い環境や、マイクから遠い小声の発言は、認識の誤りを増やします。会議室の中央に集音マイクを置く、発言時はマイクへ近づくといった小さな工夫だけでも、後工程の修正の手間は目に見えて減ります。録音の前には、参加者へ録音することの同意を得ておいてください。

音声を文字起こしする

次に、録音した音声をテキストへ変換します。話者分離の機能があると発言者を識別しやすくなり、要約の際に誰の発言かを取り違えるリスクを減らせます。

固有名詞や専門用語は、誤変換が起きやすい箇所です。製品名や取引先名が誤ったまま要約へ進むと、議事録全体の信頼性が疑われかねません。この段階では明らかな誤りだけを直し、完璧を目指すより要約に支障のない水準まで整えれば十分です。

要約項目と出力形式を指定して生成する

文字起こしができたら、残したい項目と出力形式を指定して議事録を生成します。「要約して」とだけ頼むと、会議のたびに粒度も体裁も変わってしまうからです。

概要・決定事項・未決事項・ToDo（担当者・期限）・次回議題といった項目名を挙げ、見出しの並びまで指定します。項目を固定したプロンプトを定型として保存しておけば、次の会議からは貼り付けるだけで同じ構成の議事録が得られます。型を一度作ることが、以降のすべての会議の品質を底上げします。

内容を確認して関係者へ共有する

最後に、生成された議事録を原文と照らし合わせてから共有します。要約の過程で、決定事項や数値がずれることがあるためです。決定事項、担当者、期限、固有名詞の4点を文字起こしと突き合わせれば、実害につながる誤りの大半は拾えます。

確認後は、社内チャットや文書管理ツールなど、あらかじめ決めた場所へ共有してください。共有先を毎回変えないことが、後から探せる状態につながります。確認を経たものだけを正式な記録として扱う運用が、生成AI議事録の土台になります。

議事録の精度を高めるプロンプトの作り方と例

プロンプトの書き方で、議事録の精度は大きく変わります。同じ文字起こしを渡しても、指示が曖昧なままでは粒度も体裁も安定しません。プロンプトに含める内容は、大きく次の4つに整理できます。

• 議事録の目的と読み手を決める
• 抽出する情報を項目名まで指定する
• 出力形式を固定する
• 不明な情報の扱いを決める

議事録の目的と読み手を決める

まず、議事録を作成する目的と読み手をプロンプトに明記します。欠席者への情報共有、上司への報告、決裁内容の保存など、利用目的によって残すべき情報が異なるためです。

たとえば「営業部の欠席者が5分で把握できるように」と書けば議論の経緯が残り、「決裁の記録として」と書けば決定事項と承認者が明確になります。目的を一文添えるだけで、生成AIが情報を取捨選択する基準が定まります。

抽出する情報を項目名まで指定する

次に、議事録へ残す情報を項目名まで具体的に指定します。抽出する項目を生成AIに委ねると、会議によって記載内容が変わり、必要な情報が抜け落ちる場合があるからです。会議の概要、主な議題、決定事項、未決事項、ToDo、担当者、対応期限、次回の議題が基本の項目になります。

あわせて、単なる意見や提案を決定事項として扱わないように、「決定事項は会議内で合意または承認された内容だけを記載する」といった判定基準も加えておくと安全です。意見と決定を区別しておくことが、読み手の誤解を最も確実に防ぎます。

出力形式を固定する

議事録の出力形式も固定します。形式を指定しないと、文章、箇条書き、表などの体裁が毎回変わり、過去の議事録と比較しにくくなるためです。

見出しや項目の並び順は、「概要・決定事項・未決事項・ToDo・次回議題」のように具体的に示します。ToDoを表形式に固定しておけば、タスク管理表への転記もそのまま済みます。形式の統一は、書く側だけでなく読む側と使う側の時間の節約にもなります。

不明な情報の扱いを決める

最後に、確定していない情報や文字起こしに含まれていない情報の扱いを決めます。生成AIは文脈に合う内容を補って文章を作ることがあり、発言されていない担当者や期限を記録するおそれがあるためです。プロンプトの例を示します。

「要確認」と明示させることで、確認担当者が直すべき箇所をひと目で見つけられます。推測の禁止は、ハルシネーション対策としてプロンプト側でできる最も効果的な指定です。

議事録に使う生成AIツールの選び方

手順とプロンプトを整えても、土台のツール選びを誤ると運用に乗りません。議事録に使う生成AIは、大きく「汎用の生成AI・Web会議ツールの付属AI」「専用の議事録ツール」「法人向けの生成AI基盤」の3つに分かれます。向き不向きを整理したのが、下の表です。

会議数が多く定型の記録が中心なら専用ツール、使い慣れた環境で小さく始めたいなら汎用の生成AIや会議付属AI、全社の統制と標準化を重視するなら法人向け基盤が向いています。そのうえで、個別のサービスを見比べるときの判断軸は次の3点です。

会議環境に合った記録・文字起こし機能があるか

1つ目は、自社の会議環境に合う記録・文字起こし機能があるかどうかです。オンライン中心か対面か、日本語だけか多言語かで、必要な機能は変わります。

オンライン会議が中心なら、Web会議ツールとの連携や付属AIによって録音の手間そのものをなくせるのが利点です。対面会議が多いなら、集音のしやすさや話者分離の性能が効いてきます。高機能かどうかではなく、自社の会議の実態に合っているかどうかが決め手になります。

必要な形式で要約・編集できるか

2つ目は、自社が求める形式で要約と編集ができるかどうかです。議事録の型は組織ごとに異なり、生成後に手を入れやすいかどうかが日々の運用の負担を左右します。

項目やテンプレートを指定できる自由度が高いほど、既存の議事録の型へ寄せやすくなります。ツールの型に業務を合わせるのではなく、業務の型にツールを合わせられるかを確認してください。

セキュリティと管理機能を選定要件に含めているか

3つ目は、セキュリティと管理機能です。会議の音声には、経営情報や個人情報といった機密が含まれます。入力データを学習に使わせない設定、データの保存先、アクセス権限やログの管理機能を確認してください。

個人向けの無料プランを業務に転用すると、こうした管理が効かないまま機密が外部サービスへ流れるおそれがあります。セキュリティは導入後に足すものではなく、選定の段階から要件に含めるべき項目です。

議事録プロンプトを全社で標準化するなら

3つの軸のうち、セキュリティと型の標準化を同時に満たしたい場合は、法人向け生成AIサービスが候補になります。たとえば「エクサベース AI」は、入力データを学習に使わせない設定と権限管理を備えたうえで、議事録プロンプトをテンプレートとして全社に配布できます。選定の段階でこの2軸を解決できることが、基盤型を選ぶ実務上の利点です。

出典：エクサウィザーズ「エクサベース AI」サービスサイト（2026年7月時点）

タイプ別に比較する議事録向け生成AIツール11選

2026年時点で議事録づくりによく使われている主要なサービスを、3つのタイプに分けて11件紹介します。スペックは各社の公式情報をもとにしており、料金など公式サイトに明確な記載がない項目は「要問い合わせ」または「公式サイト参照」としています。

汎用の生成AI・Web会議ツールの付属AIで議事録を作る

普段の業務で使っている生成AIやWeb会議ツールには、議事録づくりに使える機能が組み込まれています。新しいツールを増やさずに始められるため、最初の一歩として選びやすい選択肢です。

■ChatGPT

録音機能「ChatGPT Record」を使うと、会議の録音から文字起こし、要約までをChatGPT内で完結できます。1回の録音は4時間までで、Enterprise・Eduでは管理者が有効化して利用します。文字起こしは英語で最も精度が高いとされ、日本語にも対応しています。すでにChatGPTの有料プランを利用している企業なら、議事録の試行をすぐに始められます。

出典：OpenAIヘルプセンター「ChatGPT Record」

■Gemini（Google Meetの自動メモ生成）

Google Meetの「自動メモ生成」をオンにすると、会議終了後にメモのドキュメントが生成され、主催者のドライブに保存されます。メモはカレンダーの予定にも自動で添付されるため、欠席者への共有に手間がかかりません。Google Workspaceを利用中の企業であれば、管理者の設定だけで運用を始められます。

出典：Google Meet ヘルプ「Google Meet の自動メモ生成」／Google Workspace「Gemini in Google Meet」

■Microsoft 365 Copilot（Teamsのインテリジェント要約）

会議終了後にチャットの「要約」タブから内容を確認でき、自分へのメンションや割り当てられたアクションアイテムをすばやく把握できます。参加できなかった会議のキャッチアップにも有効です。Teamsを全社基盤とする企業なら、追加ツールを増やさずに議事録のドラフト作成まで進められます。

出典：Microsoft サポート「Teams 会議をまとめる」

■Zoom AI Companion

アカウント管理者がミーティング要約を有効にすると、ホストが要約の生成を開始できます。要約はミーティング終了後に自動で送られるため、記録の抜け漏れを防げます。Zoomでの商談や社内会議が多い企業に向いています。

出典：Zoom サポート「AI Companionによるミーティング要約の有効化 / 無効化」

専用の議事録ツールで作成から共有まで自動化する

録音から文字起こし、要約、共有までを一つの流れで担う専用ツールです。話者分離やテンプレートなど、議事録に特化した機能を備えており、会議数の多い組織ほど効果を実感しやすくなります。

■Notta

対面の会話、音声ファイル、オンライン会議の文字起こしを一つの環境で扱えます。ZoomやGoogle Meet、Teamsの会議にも対応しており、記録した内容の要約まで進められます。無料プランから試せるため、文字起こしの精度や使い勝手をまず確かめたい場合の入り口になります。

出典：Notta 公式サイト

■Otolio（旧：スマート書記）

2025年12月に「スマート書記」からサービス名を変更し、会議音声を活用したAIエージェントサービスとして提供されています。ZoomやTeams、Google Meetなど各種Web会議ツールで、連携の設定なしに参加者の音声を録音できます。国内データセンターの利用と、許可なく機械学習を行わない方針を明示している点も、法人利用では確認しやすい材料です。

出典：Otolio（旧：スマート書記）公式サイト／エピックベース「スマート書記からOtolioへ名称変更」（2025年）

■toruno

会議の音声、文字起こしテキスト、表示されていた画面をまるごと記録するサービスです。2025年7月には、法人向けの上位プランとして生成AIによる要約機能を備えたプランの提供が始まりました。どの資料を映しながら何を話したかまで遡れるため、記録の証跡性を重視する企業に向いています。

出典：toruno 公式サイト／リコー「会議まるごと記録サービス『toruno』のAI要約機能付きプランを提供開始」（2025年）

■Rimo Voice

録音するだけで議事録の下書きまで進められる、日本語特化のサービスです。2026年には、モバイルアプリ、蓄積した議事録を横断検索できるAI検索、Salesforceとの連携が相次いで公式発表されました。作った議事録を営業活動や社内ナレッジとして生かす方向へ、機能の重心が移りつつあります。

出典：Rimo Voice 公式サイト

■AmiVoice ScribeAssist

端末にインストールして使うスタンドアローン型で、音声をインターネットに出さずに文字起こしから要約まで完結できます。機密情報を扱う会議や、外部にデータを出せない環境での利用に向きます。セキュリティ規程が厳しい企業や官公庁でも導入しやすい構成です。

出典：アドバンスト・メディア「ScribeAssist」公式サイト

■YOMEL

会議の開始時にワンクリックするだけで書き起こしが始まり、ZoomやTeams、Google Meetなど会議システムを問わず利用できます。話者分離機能により、マイクが一つの対面会議でも使えます。操作の手数が少ないため、ツールの習熟に時間をかけられない現場でも定着させやすいサービスです。

出典：PKSHA Infinity「自動議事録AI YOMEL」公式サイト

法人向け生成AI基盤で全社標準にする

議事録に限らず、全社の生成AI活用を支える基盤型のサービスです。プロンプトの標準化や権限管理とあわせて、議事録づくりの仕組みを整えられます。

■エクサベース AI

導入企業1,700社・15万IDで利用されている法人向け生成AIサービスです（2026年7月時点）。GPT・Gemini・Claudeなど複数の最新モデルを使い分けられ、2026年6月には、自社の業務フォーマットを組み込んだ専用AIエージェントを誰でも作成できる「カスタムエージェント機能」の提供も始まりました。議事録のプロンプトをテンプレートとして全社へ配布できるため、部門ごとにばらばらだった記録の型を一つに揃えられます。

出典：エクサウィザーズ「エクサベース AI」サービスサイト（2026年7月時点）／エクサウィザーズ「エクサベース AI、新機能『カスタムエージェント』を提供開始」（2026年）

エクサウィザーズ「エクサベース AI」サービスサイトはこちら

生成AIによる議事録作成で得られる3つの効果

生成AIを議事録に取り入れて得られる効果は、時間、品質、資産化という性質の異なる3つに整理できます。時間の効果は導入直後から数値に表れやすく、品質と資産化の効果は運用を重ねるほど積み上がります。どこまでの効果を狙うかによって、ツール選びも定着の進め方も変わってきます。

• 作成時間が縮まり会議後の業務に集中できる
• 議事録の型が揃い品質が標準化される
• 会議内容が検索できる資産に変わる

作成時間が縮まり会議後の業務に集中できる

最も分かりやすいのは、作成時間の短縮です。総務省の調査では、生成AIの導入効果として、活用事例の多い議事録で1,000時間を超える業務削減効果が確認されています。個別の自治体でも、議事録の要約にかかる時間を50%削減できる見込みとする事例が報告されました。

出典：総務省「自治体における生成AI導入状況」（令和7年6月30日版）／総務省「自治体におけるAIの利用に関するワーキンググループ（第5回）資料2」（令和7年6月）

注目したいのは、この削減が一部の先進事例ではなく、全体の集計と個別の報告の両方で確認されている点です。組織の規模を問わず再現しやすい効果だと分かります。

浮いた時間は、会議で決まったことの実行や、顧客対応などの本来の業務に充てられます。記録づくりに追われる状態から、記録を使う側へ重心を移せることが、時間効果の本質です。

議事録の型が揃い品質が標準化される

プロンプトとテンプレートを組織で共有すれば、担当者ごとの書きぶりの差は仕組みで抑えられます。経験の浅い担当者でも同じ型で議事録を仕上げられるため、確認や手戻りの負担も減ります。

これは、書き手の育成を待たずに品質を底上げできるという意味でもあります。要点のまとめ方は経験に頼るしかなかった技能でしたが、型の共有によって初日から一定の水準を出せるようになります。

型が揃うことは、読み手の時間の節約にもなります。過去の議事録と同じ並びで書かれていれば、経緯を確かめたいときに目的の項目へすぐたどり着けます。

会議内容が検索できる資産に変わる

共有と保管の先にあるのが、会議内容の資産化です。議事録が検索できる形で蓄積されれば、過去の決定事項や経緯を口頭で確認し直す必要が減ります。

たとえば、異動してきたメンバーが過去の経緯を自分で調べられる状態になれば、引き継ぎの負担は大きく軽くなります。専用ツールのAI検索や、法人基盤のRAGを使えば、議事録は「読む記録」から「引き出せる知識」へ変わります。

作っても埋もれるという従来の課題を裏返し、会議の成果を組織全体で使える状態にすることが、生成AI活用の到達点です。

生成AIで議事録を作成する際の注意点

効果を確実にするには、先に押さえるべきリスクがあります。いずれも運用の設計で対処できるものばかりです。導入前に確認しておきたい点を3つに絞って説明します。

• 生成した議事録は原文と照合して確定する
• 録音は参加者の同意を得てから行う
• 入力してよいデータの範囲を決めて学習利用を防ぐ

生成した議事録は原文と照合して確定する

生成AIは、事実と異なる内容をもっともらしく出力することがあります。共有の前に、決定事項や数値、ToDoの担当者・期限、固有名詞を文字起こしの原文と突き合わせて確認してください。曖昧な箇所は「要確認」として残し、確認を経たものだけを正式な記録として扱います。

確認の担当者と手順をあらかじめ決めておくと、チェックが形骸化しません。誤りをゼロにする発想ではなく、誤りが共有前に止まる工程を残す発想が現実的です。

録音は参加者の同意を得てから行う

録音には、参加者の同意が前提になります。社内会議では利用ルールとして周知し、社外との商談では相手の同意を事前に得てください。会議の冒頭に「記録のために録音します」と一言添え、議事録の用途を伝えるだけでも受け止め方は変わります。

無断での録音は、信頼関係を損なうだけでなく、トラブルの原因になるおそれがあります。同意の取り方を運用ルールとして文書化しておくことが、担当者を迷わせない備えになります。

入力してよいデータの範囲を決めて学習利用を防ぐ

会議には、機密情報や個人情報が含まれます。どのデータを、どの範囲でAIに渡すのかを事前に決め、入力データを学習に使わせない設定やアクセス権限の管理を運用に組み込みましょう。

とくに注意したいのが、個人利用のプランの業務転用です。管理者が利用状況を把握できず、機密の入力を止める手立てがありません。管理機能を備えた法人向けサービスを選ぶことが、リスク管理の基本になります。

議事録の生成AI活用を組織に定着させる4ステップ

個人で使えば、個人の時短で終わります。会議の記録と活用を組織の仕組みへ変えるための進め方は、次の4ステップです。

• 1. 対象会議を棚卸ししてKPIを決める
• 2. 社内の定例会議に絞ってPoCで前後を比較する
• 3. プロンプトと議事録テンプレートを整備して標準化する
• 4. 社外の商談へ段階的に広げて活用につなげる

1. 対象会議を棚卸ししてKPIを決める

最初に、対象とする会議を棚卸しします。定例会議、プロジェクト会議、商談では、残すべき情報も共有先も異なるためです。すべての会議へ一度に広げようとすると、型が定まらないまま運用だけが増えていきます。

あわせて、改善したい指標を先に決めます。基本のKPIは、議事録の作成時間と、会議終了から共有までのリードタイムの2つです。「作成時間を半分にする」のように数値で置いた目標が、後の検証の合否基準になります。

2. 社内の定例会議に絞ってPoCで前後を比較する

次は、PoC（概念実証）と呼ばれる小規模な試験導入です。対象は、誤りの影響が小さい社内の定例会議に絞ります。仮に要約へ誤りがあっても共有前の確認で直せるうえ、参加者が状況を理解しているため、検証を進めやすいからです。

「1チームの定例会議に1カ月使い、作成時間と共有リードタイムの変化を測る」といった設計なら、判断に足る根拠を短期間で得られます。感覚ではなく数値で導入可否を判断できる状態を作ることが、この段階の目的です。

3. プロンプトと議事録テンプレートを整備して標準化する

効果を確かめたら、プロンプトと議事録テンプレートを整備します。会議の種類ごとに型を用意し、誰が使っても同じ構成の議事録に仕上がる状態を作ります。定例会議用、商談用のように分けておくと、現場はそのまま使えます。

整備は一度きりの作業ではありません。使いにくい型は放置されるほど形骸化を招くため、変更を反映する担当と見直しの頻度を決め、運用の中で更新し続けてください。

4. 社外の商談へ段階的に広げて活用につなげる

型が定着したら、対象を社外の商談へ広げます。社外の会議は録音の同意や機密の扱いが重くなるため、社内で運用を固めてから進む順序が現実的です。

あわせて、議事録の保存先を一元化し、検索できる状態を整えます。個人のフォルダやチャットに散らばったままでは、作った記録は再び埋もれていきます。会議の内容を組織の資産として一元管理できている企業は12.6%にとどまります。作る工程の効率化にとどめず、ここまで進んで初めて、生成AIの議事録活用は組織の成果になります。

出典：tldx Solutions「会議の活用実態調査」（2025年12月発表）

議事録の作成から活用までを全社で標準化する「エクサベース AI」

エクサウィザーズグループが提供する「エクサベース AI」は、導入企業1,700社・15万IDで利用されている法人向け生成AIサービスです（2026年7月時点）。入力データを学習に使わせない設定や、社内文書を権限管理のうえで参照するRAGに対応し、議事録づくりのプロンプトをテンプレートとして全社で共有できます。

2026年6月には、自社のノウハウや業務フォーマットを組み込んだ専用AIエージェントを誰でも作成できる「カスタムエージェント機能」の提供も始まりました。議事録の型を組織で標準化し、確認・共有・活用までを一つの環境で進めたい企業に向いています。

出典：エクサウィザーズ「エクサベース AI」サービスサイト（2026年7月時点）／エクサウィザーズ「エクサベース AI、新機能『カスタムエージェント』を提供開始」（2026年）

まとめ

生成AIによる議事録作成は、文字起こしと要約が定番の用途として定着し、作成時間を数分の1に縮められる段階にあります。一方で、会議の内容を組織の資産として生かせている企業はまだ少数です。作る工程の効率化にとどめず、確認・共有・活用までを設計することが、成果を分ける分かれ目になります。

進め方は、社内の定例会議から小さく始め、テンプレートで型を揃え、社外の商談へ広げ、保存と検索の基盤を整える順序が現実的です。どの会議から始めるべきか、どう効果を測ればよいかを検討したい場合は、サービス資料をご覧ください。

※ 料金やモデルの仕様、利用上限などの最新情報は変更される可能性があるため、導入検討の際は必ず各サービスの公式ウェブサイトにて最新の金額・情報をご確認ください。
※ 記載されている会社名、製品・サービス名は、各社の商標または登録商標です。

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